Privacyreglement

Dit is de privacyverklaring van Van der Giesen Advocatuur, gevestigd aan de Westhaven 73-74 te Gouda (2801 PN). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website of ons spreekuur bezoeken of anderszins contact met ons hebben.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en wij zullen daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming naleven.

Uw opdracht

Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij de persoonsgegevens die u en eventueel andere betrokkenen en/of partij(en) in uw zaak aan ons verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van uw opdracht kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens zoals bijvoorbeeld medische of financiële gegevens.

Facturering

Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die wij hebben verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.

Contact

Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon of als u bij ons langs komt op het spreekuur, verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt.

Analyse Websitebezoekers

Ten slotte verwerken wij uitsluitend voor onze eigen informatievoorziening gegevens over de vindbaarheid van onze website. Wij plaatsen geen cookies als u onze website bezoekt. Wij verzamelen dan ook niet de IP-adressen van bezoekers van onze website.

Uw opdracht

Wij gebruiken de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van de door u aan ons verstrekte opdracht. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens de behandeling van uw dossier (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de opdracht aan ons te geven. Dat wij uw opdracht niet kunnen aannemen of dat wij onze werkzaamheden in het kader van de uitvoering van uw opdracht moeten staken

U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. Wij mogen dan geen gegevens meer van u verwerken. Wij kunnen vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten en wij zullen de opdracht moeten beëindigen en uw dossier onmiddellijk moeten sluiten.

Facturering

De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit uit te voeren.

Contact

De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

Uw dossier

Wij bewaren uw dossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende zeven jaar na het boekjaar waarin het dossier gesloten is, in verband met de verjaringstermijn en de fiscale bewaarplicht. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan deze termijn bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien wij van mening zijn dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.

Administratie

Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Overige contactgegevens

Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die wij versturen of ontvangen. Deze mails worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. De gegevens die u ten behoeve van de facturering aan ons heeft verstrekt, geven wij door aan partijen die ten behoeve van ons de financiële administratie verrichten. Met deze partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.

Wij delen uw medische gegevens met medisch adviseurs die in het kader van de behandeling van uw opdracht door ons worden ingeschakeld dan wel door een andere partij die betrokken is bij de behandeling van uw dossier.

Indien u, of een andere partij die betrokken was bij uw opdracht, een klacht tegen ons indient die betrekking heeft op de inhoudelijke behandeling van uw dossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Orde van Advocaten en/of Geschillencommissie Advocatuur. Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.

Wij verstrekken uw gegevens niet aan andere derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

U heeft de volgende rechten:

1. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
2. Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
3. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
4. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
5. Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het hierna genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.

In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, of als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met de Contactpersoon Privacy, mr Sandra van der Giesen, opnemen via telefoon: 0182 – 232790 of  e-mail: info@vandergiesenadvocatuur.nl.

Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Indien uw klacht ziet op de inhoudelijke behandeling van uw dossier, dan kan de Autoriteit Persoonsgegevens deze niet in behandeling nemen. Voor deze klachten verwijzen wij u naar de Geschillenregeling.

Januari 2022